Politica de Confidențialitate & Termeni de Utilizare

1. Introducere

EverAfter Events respectă confidențialitatea datelor dumneavoastră personale și se angajează să le protejeze în conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR - Regulamentul UE 2016/679) și legislația română aplicabilă.

Această Politică de Confidențialitate explică ce date personale colectăm, cum le folosim, cum le protejăm și care sunt drepturile dumneavoastră. Documentul include și principalele Termeni și Condiții aplicabile serviciilor oferite de EverAfter Events.

2. Operator de Date cu Caracter Personal

EverAfter Events

Email: [email protected]

Telefon: 0750 260 405

Locație: Iași, România

3. Ce Date Personale Colectăm

Prin formularul de contact de pe website-ul nostru, putem colecta următoarele date personale:

• Nume complet – pentru a vă putea identifica și a vă adresa corect
• Adresă de email – pentru comunicare și trimiterea ofertelor personalizate
• Număr de telefon – pentru comunicare rapidă și clarificări
• Tip eveniment – pentru a înțelege contextul (nuntă, corporate, aniversare etc.)
• Data estimată a evenimentului – pentru verificarea disponibilității
• Locația evenimentului – pentru logistică și calcul costuri de deplasare
• Serviciile selectate – bar mobil, photobooth, fum greu, invitații
• Număr estimativ de invitați – pentru dimensionarea serviciilor (bar, photobooth, invitații)
• Durata estimativă a serviciilor – de ex. număr ore photobooth
• Mesajul dumneavoastră – detalii specifice despre eveniment și preferințe
• Data și ora trimiterii – pentru evidență și prioritizarea cererilor
• Adresa IP – pentru securitate, prevenire abuzuri și limitare spam
• User Agent (browser, sistem de operare) – pentru diagnosticare tehnică

4. Scopul Procesării Datelor

Datele dumneavoastră personale sunt colectate și procesate pentru următoarele scopuri legitime:

• Răspunderea la solicitările dumneavoastră – pentru a vă trimite oferte personalizate pentru serviciile alese (bar, photobooth, fum greu, invitații)
• Evaluarea nevoilor evenimentului – pentru a dimensiona corect serviciile în funcție de numărul de invitați, locație și tipul evenimentului
• Încheierea și executarea contractelor – pentru prestarea serviciilor comandate
• Comunicare contractuală – pentru confirmări, actualizări, modificări și detalii logistice
• Îmbunătățirea serviciilor – pentru a înțelege cerințele clienților și a optimiza oferta
• Marketing direct (opțional) – doar cu consimțământ explicit, pentru trimiterea de oferte și noutăți
• Securitate și prevenirea abuzurilor – pentru a preveni spam-ul, tentativele de fraudă sau atacuri
• Evidență și arhivare – pentru menținerea unui istoric al comunicărilor și contractelor

5. Baza Legală a Procesării

Procesăm datele dumneavoastră personale pe următoarele baze legale:

• Consimțământ (Art. 6(1)(a) GDPR) – prin bifarea căsuței de consimțământ din formularul de contact
• Executarea unui contract (Art. 6(1)(b) GDPR) – pentru prestarea serviciilor solicitate și întocmirea contractelor
• Interes legitim (Art. 6(1)(f) GDPR) – pentru îmbunătățirea serviciilor și comunicarea cu clienții existenți
• Obligație legală (Art. 6(1)(c) GDPR) – pentru respectarea legislației fiscale și contabile

6. Perioada de Păstrare a Datelor

Datele dumneavoastră personale vor fi păstrate pentru următoarele perioade:

• Cererile de ofertă nefinalizate – până la 12 luni de la ultima comunicare
• Clienți activi – pe durata relației contractuale + 3 ani
• Documente contractuale și facturi – 5 ani (conform Codului Fiscal)
• Marketing direct (newsletter) – până la retragerea consimțământului
• Jurnale tehnice (loguri) – 12 luni, pentru securitate și audit

După expirarea perioadelor de retenție, datele vor fi șterse în mod securizat sau anonimizate.

7. Cui Dezvăluim Datele

Datele dumneavoastră personale pot fi dezvăluite către:

• Furnizori de hosting și infrastructură IT – pentru găzduirea website-ului și a bazelor de date
• Furnizori de email – pentru trimiterea notificărilor și ofertelor
• Furnizori de contabilitate – pentru respectarea obligațiilor fiscale
• Furnizori terți integrați – ex: procesatori de plăți (dacă vor fi integrați în viitor)
• Parteneri EverAfter – EverAfter Bar, EverAfter Photobooth, doar când cererea este specifică acestor servicii și este necesară pentru ofertă
• Autorități publice – atunci când suntem obligați legal (ANAF, poliție, instanțe)

Nu vindem și nu închiriem datele dumneavoastră către terți în scopuri de marketing.

8. Drepturile Dumneavoastră conform GDPR

Conform GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

8.1 Dreptul de Acces

Aveți dreptul de a obține o confirmare că prelucrăm datele dumneavoastră și să primiți o copie a acestora.

8.2 Dreptul la Rectificare

Aveți dreptul de a solicita corectarea sau actualizarea datelor personale inexacte sau incomplete.

8.3 Dreptul la Ștergere („Dreptul de a fi uitat”)

Puteți solicita ștergerea datelor personale atunci când:

• Datele nu mai sunt necesare pentru scopurile inițiale
• Vă retrageți consimțământul și nu există alt temei legal
• Datele au fost prelucrate ilegal
• Vă opuneți prelucrării și nu există motive legitime superioare

8.4 Dreptul la Restricționarea Prelucrării

Puteți cere limitarea prelucrării în anumite situații (ex: contestați exactitatea datelor).

8.5 Dreptul la Portabilitatea Datelor

Aveți dreptul de a primi datele personale într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și de a le transmite altui operator.

8.6 Dreptul la Opoziție

Vă puteți opune prelucrării datelor personale în scop de marketing direct sau atunci când prelucrarea se bazează pe interes legitim.

8.7 Dreptul de a Nu Face Obiectul unei Decizii Automate

Nu luam decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor (inclusiv profilare) care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră.

8.8 Dreptul de a Retrage Consimțământul

Puteți retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

8.9 Dreptul de a Depune o Plângere

Aveți dreptul de a depune o plângere la ANSPDCP dacă considerați că v-au fost încălcate drepturile privind protecția datelor.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți contacta la: [email protected]

9. Securitatea Datelor

Luăm în serios securitatea datelor și implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate, inclusiv:

• Conexiune criptată HTTPS/SSL
• Acces restricționat la date (doar persoane autorizate)
• Parole complexe și schimbate periodic
• Backup-uri regulate ale datelor
• Protecție împotriva accesului neautorizat și atacurilor comune

Nu garantăm securitatea absolută (nicio metodă nu este 100% sigură), dar depunem toate eforturile rezonabile pentru a o asigura.

10. Cookie-uri și Tehnologii Similare

Website-ul EverAfter Events poate folosi cookie-uri:

• Cookie-uri esențiale – necesare pentru funcționarea website-ului
• Cookie-uri de preferințe – pentru a reține setări (limbă, preferințe)
• Cookie-uri de analiză – anonime, pentru a înțelege cum este folosit site-ul și a-l îmbunătăți

Nu folosim cookie-uri de tracking agresiv sau pentru vânzarea datelor către terți.

11. Minori

Serviciile noastre (în special barul mobil și consumul de alcool) nu sunt destinate persoanelor sub 18 ani. Nu colectăm în mod conștient date de la minori fără acordul părinților sau tutorelui legal. Dacă descoperim că am colectat date de la un minor, le vom șterge imediat.

---

12. Termeni și Condiții de Utilizare a Serviciilor

12.1 Servicii Oferite

EverAfter Events coordonează și/sau oferă următoarele servicii:

• Bar mobil premium (prin EverAfter Bar)
• Photobooth profesional (cabina foto, cabina 360 – prin EverAfter Photobooth)
• Fum greu scenic pentru momente speciale
• Invitații personalizate și materiale tipărite

12.2 Rezervări și Contracte

• Rezervările se fac prin formularul de contact, email sau telefon
• Rezervarea fermă se consideră doar după semnarea contractului și plata avansului (de regulă minim 30%)
• Detaliile finale (ora, locația exactă, număr invitați) trebuie confirmate cu cel puțin 7 zile înainte de eveniment
• Orice modificare semnificativă (număr invitați, servicii suplimentare) poate genera ajustări de preț

12.3 Plăți și Facturare

• Plata se poate face prin transfer bancar, numerar sau card (acolo unde este disponibil)
• Avansul este nerambursabil, cu excepțiile prevăzute la secțiunea „Forță majoră”
• Restul sumei se achită la finalul evenimentului sau în maximum 3 zile lucrătoare
• Factura fiscală este emisă pentru toate plățile efectuate
• Întârzierea la plată poate atrage penalități contractuale (ex: 0,5%/zi de întârziere)

12.4 Anulări și Reprogramări

• Anulări cu mai mult de 30 zile înainte de eveniment – rambursare avans parțială (ex: până la 50%, în funcție de costurile deja suportate)
• Anulări între 15-30 zile – avansul nu se rambursează, dar se poate oferi reprogramare (în funcție de disponibilitate)
• Anulări cu mai puțin de 15 zile – avans nerambursabil, suma rămasă poate fi redusă în funcție de situație
• Toate anulările trebuie comunicate în scris (email) pentru a fi luate în considerare

12.5 Responsabilitățile Clientului

• Să furnizeze informații corecte și complete despre eveniment (data, locație, număr invitați, restricții speciale)
• Să asigure acces la locație și la utilități (energie electrică, spațiu suficient pentru echipamente)
• Să comunice prezența minorilor și a persoanelor cu alergii sau restricții alimentare relevante
• Să asigure un mediu sigur pentru echipa EverAfter (fără violență, agresiuni, pericole evidente)
• Să informeze invitații cu privire la consumul responsabil de alcool

12.6 Responsabilitățile EverAfter Events

• Să livreze serviciile conform specificațiilor agreate în contract
• Să asigure personal instruit și echipament funcțional pentru fiecare serviciu
• Să ajungă la locație cu timp suficient pentru setup (de regulă cu 30-60 minute înainte)
• Să respecte normele de siguranță și igienă în desfășurarea serviciilor
• Să comunice prompt orice situație neprevăzută care poate afecta serviciul

12.7 Limitarea Răspunderii

Clauză generală de limitare:

• Răspunderea totală a EverAfter Events (contractuală sau delictuală) este limitată la valoarea totală a contractului respectiv
• Nu răspundem pentru daune indirecte (pierderi de profit, imagine, oportunități)
• Nu răspundem pentru acțiunile sau omisiunile altor furnizori implicați în eveniment
• Nu răspundem pentru incidente cauzate de consumul de alcool al invitaților (accidente, conflicte, etc.)

12.8 Comportamentul Invitaților și Siguranță

• Echipa noastră are dreptul de a întrerupe sau ajusta serviciul dacă situația de la eveniment pune în pericol siguranța personalului sau a invitaților
• Ne rezervăm dreptul de a refuza prestarea serviciului către persoane agresive sau aflate în stare avansată de ebrietate
• Clientul este responsabil pentru eventualele daune materiale aduse echipamentului de către invitați

12.9 Proprietate Intelectuală

• Logo-ul, numele „EverAfter Events”, „EverAfter Bar”, „EverAfter Photobooth” și design-ul materialelor sunt proprietatea noastră
• Fotografiile și materialele vizuale realizate de EverAfter pot fi folosite în scopuri promoționale (website, social media), cu excepția cazului în care clientul solicită explicit contrariul în scris
• Nu folosim imagini compromițătoare sau care pot afecta negativ imaginea clienților

12.10 Forță Majoră

Prin forță majoră se înțelege orice eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil și inevitabil (ex: calamități naturale, pandemii, restricții legale severe, război, etc.). În astfel de cazuri:

• Părțile sunt exonerate de răspundere pe perioada de acțiune a forței majore
• Evenimentul poate fi reprogramat fără penalități, în funcție de disponibilitate
• Dacă reprogramarea nu este posibilă, se pot agrea condiții de rambursare parțială

12.11 Litigii

• Orice neînțelegeri se încearcă a fi rezolvate pe cale amiabilă
• În cazul în care acest lucru nu este posibil, litigiile vor fi soluționate de instanțele competente din Iași, România
• Legea aplicabilă este legea română

13. Modificări ale Politicii

Putem actualiza periodic această Politică de Confidențialitate și Termeni și Condiții pentru a reflecta schimbări în cadrul legal, în modul nostru de lucru sau în serviciile oferite.

Orice actualizare va fi publicată pe această pagină, cu data ultimei revizuiri menționată în partea de sus.

14. Contact și Exercitarea Drepturilor

Pentru întrebări legate de această politică sau pentru exercitarea drepturilor GDPR, ne puteți contacta:

15. Autoritatea de Supraveghere

Dacă considerați că drepturile v-au fost încălcate, puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):

16. Acceptare

Prin utilizarea acestui website și prin trimiterea formularului de contact, declarați că:

• Ați citit și înțeles această Politică de Confidențialitate și Termeni și Condiții
• Sunteți de acord cu modul de prelucrare a datelor descris
• Aveți cel puțin 18 ani
• Datele furnizate sunt corecte și reale