Politica de Confidențialitate

1. Introducere

Protecția datelor dumneavoastră personale este importantă pentru noi. Această Politică de Confidențialitate explică ce date personale prelucrăm, în ce scopuri și pe ce temeiuri legale, cui le transmitem, cât timp le păstrăm și ce drepturi aveți, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”) și cu legislația română aplicabilă (inclusiv Legea nr. 190/2018).

Condițiile contractuale pentru serviciile noastre și pentru aplicația EventPlanner se găsesc în pagina separată Termeni și Condiții, iar informațiile detaliate despre cookie-uri în Politica de Cookie-uri.

2. Operatorul de date

Operatorul datelor dumneavoastră personale este:

În cuprinsul acestei politici, „EverAfter Events”, „noi” sau „al nostru” se referă la EVERAFTER EVENTS SRL. Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO). Pentru orice întrebare sau solicitare privind datele personale ne puteți scrie la [email protected].

3. Domeniul de aplicare

Această politică se aplică prelucrărilor pe care le efectuăm în calitate de operator, în legătură cu:

• website-ul everafterevents.ro (vizitatori, formularul de contact, linkurile de contact);
• serviciile pentru evenimente pe care le prestăm (bar mobil, photobooth / cabină foto, fum greu, invitații, team building, evenimente private) – solicitări de ofertă, contracte și facturare;
• aplicația EventPlanner, disponibilă la eventplanner.everafterevents.ro – conturile clienților noștri, abonamentul și plățile.

Pentru datele despre evenimente pe care clienții le introduc în EventPlanner (de exemplu lista de invitați), clientul este operator, iar noi acționăm ca persoană împuternicită. Această situație este descrisă separat în secțiunea 12.

Website-ul poate conține linkuri către alte site-uri sau servicii (de exemplu WhatsApp, Facebook, Instagram). Acestea au propriile politici de confidențialitate, pentru care nu suntem responsabili.

4. Ce date personale prelucrăm

4.1 Vizitatorii website-ului

• Formularul de contact: nume, adresă de email, număr de telefon, tipul evenimentului, data și locația evenimentului, serviciile selectate și detaliile aferente pe care le completați (de exemplu număr estimativ de invitați, număr de ore, cantități), mesajul dumneavoastră, precum și data și ora trimiterii.
• Date tehnice la trimiterea formularului: adresa IP și informații despre browser (user agent), folosite pentru securitate, limitarea mesajelor nesolicitate (spam) și prevenirea abuzurilor.
• Contact prin WhatsApp, telefon sau email: dacă alegeți să ne contactați folosind linkurile de pe site, prelucrăm datele pe care ni le transmiteți (de exemplu numărul de telefon, numele și conținutul mesajului). Aceste comunicări sunt prelucrate și de furnizorii serviciilor respective (WhatsApp, operatorul de telefonie, furnizorul de email), conform propriilor politici.
• Date de utilizare a site-ului (Google Analytics 4): doar dacă acceptați cookie-urile de analiză – de exemplu paginile vizitate, durata vizitei, tipul de dispozitiv și browser, locația aproximativă, precum și evenimente precum clicurile pe linkurile de contact (WhatsApp / telefon / email) și trimiterea formularului de contact.
• Preferința de temă (luminoasă / întunecată), păstrată doar în browserul dumneavoastră (localStorage), fără a ne fi transmisă.

4.2 Clienții serviciilor pentru evenimente

Dacă încheiați un contract cu noi, prelucrăm datele necesare pentru ofertare, contractare, prestarea serviciilor și facturare: date de identificare și de contact, detaliile evenimentului (data, locația, numărul de invitați, serviciile alese), date de facturare și informații despre plăți.

4.3 Titularii de cont EventPlanner

• Date de cont: nume, adresă de email, parolă (stocată exclusiv sub formă de hash bcrypt – nu cunoaștem parola dumneavoastră), rolul în aplicație, data creării contului și data verificării adresei de email.
• Confirmări la înregistrare: confirmarea că aveți cel puțin 18 ani și acceptarea Termenilor și Condițiilor, împreună cu data și ora acceptării și versiunea termenilor acceptați.
• Date privind abonamentul și plățile: starea de facturare, data de încheiere a perioadei de probă, data până la care accesul este plătit, înregistrările plăților (sumă, dată, referință de plată, număr de factură).
• Date tehnice și de securitate: informații necesare autentificării (cookie-ul de sesiune) și jurnale tehnice folosite pentru securitate și limitarea numărului de încercări (rate limiting), care pot include adresa IP.

4.4 Datele despre evenimente introduse în EventPlanner

În aplicație, clienții pot introduce nume de invitați și însoțitori (+1), statusul confirmărilor (RSVP), opțiuni de meniu, preferințe alimentare, grupuri, note, programul zilei, planul de așezare la mese, fotografii încărcate, adresele de email ale colaboratorilor și un jurnal de activitate. Pentru aceste date clientul este operator, iar noi persoană împuternicită – detalii în secțiunea 12.

5. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării

Furnizarea datelor din formularul de contact este necesară pentru a vă putea răspunde; datele de cont sunt necesare pentru a utiliza EventPlanner. Datele de facturare sunt necesare conform legii pentru emiterea facturilor. Nu trimitem emailuri de marketing.

6. Cookie-uri și tehnologii similare

Pe scurt:

• Website: folosim platforma CookieYes pentru gestionarea consimțământului și Google Analytics 4 (prin Google Tag Manager) pentru statistici. Google Consent Mode este activ: stocarea pentru analiză este dezactivată implicit și se activează numai după ce acceptați. Preferința de temă este păstrată local (localStorage ea-theme) și este strict necesară funcției pe care ați ales-o.
• Aplicația EventPlanner: folosește un cookie strict necesar de autentificare (ep_token), stocare locală pentru preferințe și funcționare și, numai după ce acceptați prin bannerul CookieYes (comun cu website-ul), Google Analytics 4 pentru statistici de utilizare (temei: consimțământ, art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR). Adresele paginilor sunt transmise fără codurile secrete din linkuri și fără identificatorii evenimentelor; nu trimitem nume sau adrese de email. Paginile destinate invitaților (linkurile RSVP și greeter) nu încarcă instrumente de analiză. Nu folosim cookie-uri de publicitate.

Lista completă, cu durate și scopuri, se găsește în Politica de Cookie-uri. Vă puteți modifica oricând opțiunea pentru website:

Gestionează preferințele cookie

7. Cui transmitem datele

Nu vindem și nu închiriem datele dumneavoastră. Le putem transmite numai către:

• Furnizorul de găzduire – website-ul și aplicația EventPlanner sunt găzduite pe un server virtual privat (VPS) închiriat de la un furnizor de servicii de găzduire, care acționează ca persoană împuternicită;
• Cloudflare, Inc. – rețea de livrare a conținutului (CDN), securitate și protecție împotriva atacurilor DDoS; poate prelucra adresa IP și date tehnice ale cererilor;
• Furnizorul de email – emailurile sunt transmise prin propriul nostru server de email / furnizorul nostru de servicii de email;
• Google (Google Analytics, Google Tag Manager) – numai dacă ați acceptat cookie-urile de analiză;
• CookieYes – furnizorul platformei de gestionare a consimțământului pentru cookie-uri de pe website și din aplicația EventPlanner;
• WhatsApp, operatorii de telefonie și furnizorii de email – doar atunci când alegeți să ne contactați prin aceste canale;
• Colaboratorii unui eveniment din EventPlanner – persoanele pe care titularul contului le invită să colaboreze la un eveniment pot vedea datele evenimentului respectiv;
• Consultanți profesionali (de exemplu contabil, avocat), în măsura în care apelăm la serviciile acestora, sub obligația de confidențialitate;
• Autorități și instituții publice (de exemplu ANAF, instanțe, organe de urmărire penală), atunci când legea ne obligă.

8. Transferuri internaționale

Unii furnizori (de exemplu Cloudflare și Google) sunt companii din Statele Unite ale Americii sau prelucrează date și în afara Spațiului Economic European. În aceste cazuri, transferurile au loc în baza deciziei de adecvare a Comisiei Europene privind Cadrul UE–SUA pentru protecția datelor (EU-U.S. Data Privacy Framework), pentru companiile certificate, și/sau în baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană, împreună cu măsuri suplimentare, după caz.

9. Cât timp păstrăm datele

La ștergerea contului EventPlanner sunt șterse definitiv evenimentele, invitații, fotografiile și accesul colaboratorilor, cu excepția înregistrărilor de plată și a facturilor, pe care suntem obligați prin lege să le păstrăm pe durata menționată mai sus. După expirarea perioadelor de păstrare, datele sunt șterse sau anonimizate.

10. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, printre care:

• conexiuni criptate HTTPS/TLS;
• parole stocate exclusiv sub formă de hash (bcrypt);
• cookie de autentificare de tip httpOnly, inaccesibil scripturilor din pagină;
• acces la date restricționat la persoanele autorizate și separarea accesului la evenimente pe conturi;
• limitarea numărului de încercări (rate limiting) și protecție anti-spam;
• protecție prin Cloudflare împotriva atacurilor DDoS și a traficului abuziv;
• copii de siguranță regulate, rotite periodic.

Nicio metodă de transmitere sau stocare nu este complet sigură, însă depunem eforturi rezonabile pentru protejarea datelor. În cazul unei încălcări a securității datelor care prezintă riscuri, vom notifica ANSPDCP și, după caz, persoanele vizate, în condițiile GDPR.

11. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de acces – să aflați dacă vă prelucrăm datele și să primiți o copie a acestora;
• dreptul la rectificare – să cereți corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
• dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) – în situațiile prevăzute de art. 17 GDPR;
• dreptul la restricționarea prelucrării – de exemplu, cât timp se verifică exactitatea datelor;
• dreptul la portabilitatea datelor – să primiți datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, și să le transmiteți altui operator;
• dreptul la opoziție – față de prelucrările întemeiate pe interesul nostru legitim;
• dreptul de a vă retrage consimțământul oricând (de exemplu pentru cookie-urile de analiză), fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri – nu luăm astfel de decizii;
• dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) – vezi secțiunea 16.

Cum vă exercitați drepturile

• Trimiteți o solicitare la [email protected]. Exercitarea drepturilor este gratuită. Pentru a vă proteja datele, vă putem cere informații suplimentare necesare confirmării identității.
• Răspundem în cel mult o lună de la primirea solicitării. Termenul poate fi prelungit cu încă două luni pentru solicitări complexe sau numeroase, caz în care vă informăm în prima lună.
• Titularii de cont EventPlanner pot, oricând – inclusiv atunci când accesul la detaliile evenimentelor este suspendat –, să descarce toate datele lor (export JSON) și să își șteargă definitiv contul direct din pagina Cont a aplicației.

12. Datele despre evenimente din EventPlanner (operator și persoană împuternicită)

Pentru datele pe care clienții le introduc în EventPlanner despre evenimentele lor – nume de invitați și însoțitori (+1), statusul confirmărilor (RSVP), opțiuni de meniu, preferințe alimentare, grupuri, note, program, plan de așezare, fotografii, adresele de email ale colaboratorilor și jurnalul de activitate –, clientul (organizatorul evenimentului) este operatorul de date, iar EVERAFTER EVENTS SRL este persoană împuternicită în sensul art. 28 GDPR. Prelucrăm aceste date doar pentru a furniza aplicația și doar conform instrucțiunilor clientului, în baza Acordului de prelucrare a datelor (Partea C din Termeni și Condiții).

Preferințele alimentare pot dezvălui informații despre sănătate (de exemplu alergii) sau convingeri religioase, adică categorii speciale de date. Acestea sunt prelucrate numai la instrucțiunea clientului, care răspunde de existența unui temei legal și de minimizarea datelor.

Invitații pot răspunde prin linkuri RSVP personale sau publice, iar persoanele care întâmpină invitații (modul „greeter”) îi pot căuta prin linkuri dedicate, puse la dispoziție de organizator. Pe dispozitivul folosit în modul greeter, lista de invitați poate fi păstrată temporar în stocarea locală, pentru funcționarea fără conexiune.

Dacă sunteți invitat și doriți să vă exercitați drepturile cu privire la aceste date, vă rugăm să vă adresați organizatorului evenimentului. Dacă ne contactați direct, vom transmite solicitarea organizatorului și îl vom sprijini să vă răspundă.

13. Minori

Serviciile noastre și aplicația EventPlanner sunt destinate persoanelor cu vârsta de cel puțin 18 ani, iar înregistrarea în aplicație necesită confirmarea acestei vârste. Nu colectăm în mod conștient date personale de la copii cu vârsta sub 16 ani (art. 8 GDPR); dacă aflăm că s-a întâmplat acest lucru, ștergem datele respective.

Listele de invitați introduse de clienți pot include minori (de exemplu copii invitați la o nuntă). În acest caz, clientul, în calitate de operator, răspunde de existența unui temei legal și de limitarea datelor la ceea ce este strict necesar.

14. Modificări ale politicii

Putem actualiza această politică pentru a reflecta schimbări legislative sau ale modului în care prelucrăm datele. Versiunea actuală este publicată întotdeauna pe această pagină, cu data ultimei actualizări. Pentru modificări importante care privesc titularii de cont EventPlanner, îi vom informa prin email sau în aplicație.

15. Contact

Pentru întrebări despre această politică sau pentru exercitarea drepturilor, ne puteți contacta:

16. Autoritatea de supraveghere

Dacă considerați că drepturile v-au fost încălcate, puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):

Vă încurajăm să ne contactați mai întâi, pentru a putea clarifica orice nelămurire.